Uma das dificuldades em criar um sistema que auxilie as instituições de salvaguarda a manter seus websites é a imensa diversidade de condições dessas instituições. Cada uma delas é um caso muito específico. Não é possível simplesmente reaproveitar layouts por causa dos materiais que cada um deles possui disponíveis. É sabido que as instituições de memória brasileiras passam por dificuldades orçamentárias e que muitas vezes as equipes destinadas para preservar e manter as instituições é reduzida e deve performar um mix de funções dentro dos museus. Dessa forma, ao criar um acervo digital para essas instituições é imprescindível analisar o contexto em que este site irá se inserir. Reduzir a necessidade de manutenção do sistema é um fator essencial, assim como manter a organização e a construção do site da maneira mais intuitiva possível de modo a facilitar para as equipes locais realizarem a manutenção do sistema e a atualização das informações.
Outra grande dificuldade enfrentada no processo de layout dos acervos é a grande diversidade de materiais disponíveis de acordo com a instituição com que se está trabalhando. Alguns dos museus possuem lindas fotos dos espaços de visitação, da fachada, das exposições. Alguns possuem registros muito bem acabados de seus acervos, com fotos de alta qualidade e bem posicionadas. Alguns tem uma vasta produção de textos a respeito dos itens, que podem ser divulgados e oferecidos dentro dos seus sites. Outros, não possuem nada disso. Num cenário ideal, seria ótimo solicitar ao museu novas imagens de seus espaço e mais conteúdos para o site, mas a realidade é que muitas vezes essas instituições não estão equipadas para lidar com essas demandas. Assim, é importante dedicar um tempo para selecionar as melhores imagens e os itens mais chamativos, e dedicar-se a tratar as imagens e transformá-las para um melhor aproveitamento digital.
Ao iniciar o desenvolvimento de um acervo digital para um museu, o objetivo deve sempre ser encantar as pessoas para que se interessem em visitar o espaço ou ao menos conhecer seu acervo. Para isso, é sempre preciso avaliar caso a caso quais os pontos fortes da instituição e quais materiais temos disponíveis para aproveitar.
